La reciente implementación de un nuevo sistema de registro de viajeros en España ha generado un amplio debate en el sector turístico. Aunque su principal objetivo es reforzar la seguridad, esta normativa ha planteado retos significativos tanto para los alojamientos como para otros actores de la industria.
En este artículo, analizaremos todo lo que necesitas saber sobre el nuevo registro, desde en qué consiste, hasta cómo es el nuevo procedimiento, pasando por los retos tecnológicos y operativos que plantea, así como las posibles implicaciones para el futuro del turismo en España.
Vamos a por ello.
¿Qué es el nuevo registro de viajeros?
El Real Decreto 933/2021, que entró en vigor el pasado 2 de diciembre tras varios retrasos, establece nuevas obligaciones en el registro documental y la comunicación de datos para el sector del hospedaje y otras actividades como el alquiler de vehículos a motor.
Esta normativa, impulsada por el Ministerio del Interior, tiene como principal objetivo prevenir y combatir el terrorismo y el crimen organizado, adaptando los registros existentes a las necesidades actuales del sector turístico y a las nuevas modalidades de negocio.
Aunque el objetivo principal es garantizar la seguridad, esta medida ha generado un notable rechazo en el sector debido al aumento en la carga administrativa que implica para todos los involucrados. A esto se suma la preocupación por la gestión y protección de datos personales que ahora se solicitarán a los huéspedes.
Además, el Ministerio ha enfatizado que este nuevo registro no tiene “un fin recaudatorio para el Estado”. No obstante, para garantizar su cumplimiento, se aplicarán sanciones leves o graves a las empresas que no se adhieran a la normativa.
¿A quién afecta esta normativa?
El nuevo registro no sólo impacta a hoteles y alojamientos tradicionales, sino que también afecta a:
- Hostales, pensiones y casas de huéspedes.
- Alojamientos turísticos rurales, apartamentos, campings y zonas de autocaravanas.
- Plataformas digitales de reservas y agencias de viaje que actúan como intermediarias.
- Empresas de alquiler de vehículos a motor y sus plataformas digitales.
¿Cómo funciona el nuevo procedimiento de registro?
El nuevo procedimiento de registro de viajeros introduce una serie de pasos más detallados y exigentes para los establecimientos hoteleros:
- Datos adicionales del viajero: Ahora se requiere recopilar información más completa, como el número de soporte del DNI, la dirección completa, el municipio, el país de residencia y un contacto telefónico o correo electrónico. En el caso de los menores de edad, es obligatorio registrar la relación de parentesco con el titular de la reserva.
- Comunicación de los datos de la reserva: Los hoteleros deben reportar información clave, como el identificador de la reserva, las fechas de entrada y salida, y el método de pago. Si la reserva se realiza a través de plataformas intermediarias como Booking.com, será responsabilidad de estas comunicar los datos.
- Firma obligatoria de huéspedes: Todos los viajeros mayores de 14 años deben firmar el parte de entrada, incluidos los menores que viajen acompañados de un adulto.
- Registro único y digitalizado: La información recopilada se centraliza en la aplicación ses.hospedajes, gestionada por la Secretaría de Estado de Seguridad del Ministerio del Interior. Esta plataforma digital sustituye a los antiguos libros de registro en papel, unificando y agilizando el envío de datos a una única entidad.
Cómo afecta a la venta online y a la venta directa
El nuevo registro de viajeros podría llegar a tener un impacto significativo tanto en la venta online como en la venta directa.
Por un lado, puede generar fricción en el proceso de reserva, especialmente si los datos requeridos se solicitan en etapas clave del flujo de compra. Por otro lado, la gestión eficiente de este requisito normativo puede convertirse en una ventaja competitiva para los hoteles, especialmente si se implementan herramientas digitales que mejoren la experiencia del usuario.
Desde una perspectiva operativa, integrar este proceso en los sistemas de reserva requiere una cuidadosa planificación para minimizar la pérdida de conversiones. Los hoteleros deben evaluar cómo presentar la solicitud de datos al huésped de manera clara y sin interrupciones innecesarias.
¿En qué parte del proceso de compra online se deben aportar los datos?
Una de las principales dudas que genera esta normativa es cuándo y dónde solicitar los datos adicionales al huésped. Actualmente, no está claro si esta información debe ser recopilada durante el proceso de reserva online o si puede completarse durante el check-in.
Si se solicita durante la reserva online, y no se hace de manera adecuada, esto podría aumentar la complejidad del proceso, creando un punto de fuga en la compra. Los usuarios podrían frustrarse al tener que introducir información extensa antes de finalizar la reserva, afectando negativamente la conversión.
Mientas que, si se solicita en el check-in, este enfoque podría ser más amigable para el huésped, ya que les permite completar la reserva sin interrupciones. Sin embargo, trasladaría la carga administrativa al personal del alojamiento y al momento de su llegada, lo que podría ralentizar el flujo en recepción.
Desde openROOM, hemos implementado soluciones que integran este proceso de registro de manera intuitiva y eficiente en nuestro motor de reservas (BE). Estas innovaciones no solo facilitarán el cumplimiento normativo, sino que también mejorarán la percepción del cliente al hacer el proceso más rápido y cómodo.
En definitiva, los hoteleros deben encontrar el equilibrio adecuado entre cumplir con la normativa y ofrecer una experiencia de usuario fluida para evitar que este requisito se convierta en un obstáculo aún peor.
El futuro del turismo en España ante las nuevas condiciones de registro
La implementación del nuevo registro de viajeros plantea desafíos importantes para el futuro del turismo en España. Aunque la normativa busca garantizar la seguridad, su aplicación podría tener repercusiones significativas en varios segmentos del sector, generando incertidumbre y preocupación entre los actores principales.
Para los hoteles y alojamientos, la Confederación Española de Hoteles y Alojamientos Turísticos (CEHAT) ha señalado que este cambio supondrá una carga burocrática adicional que afectará directamente a la operativa diaria. Además, existe inquietud en torno a la protección de la privacidad de los turistas, ya que deberán aportar información personal sensible. Esto podría no solo complicar la gestión administrativa, sino también impactar en la percepción de seguridad y comodidad que ofrecen los alojamientos españoles.
Las agencias de viajes también se verán afectadas. Según representantes del sector, muchas empresas carecen de los recursos necesarios para cumplir con las nuevas exigencias, lo que obligará a destinar personal especializado en ventas a tareas administrativas.
En el segmento MICE la situación es igualmente preocupante. Los nuevos controles podrían representar un obstáculo significativo para la recuperación del turismo de negocios, un segmento clave en la oferta turística de España. La complejidad de gestionar datos de grandes grupos, combinada con la necesidad de cumplir con plazos estrictos, podría desalentar la elección de España como destino para este tipo de actividades.
Incluso sectores como el rent-a-car, que a primera vista podrían parecer menos relacionados con el registro de viajeros, se enfrentan a retos similares. Muchas de estas empresas, especialmente las pequeñas y medianas, carecen de la infraestructura tecnológica necesaria para adaptarse al nuevo sistema. Esto genera una barrera adicional para un sector que ya lidia con una alta competitividad y márgenes ajustados.
Conclusión
En resumen, el futuro del turismo en España dependerá en gran medida de la capacidad del sector para adaptarse a estas nuevas condiciones. Será clave buscar soluciones tecnológicas que alivien la carga administrativa y permitan cumplir con las exigencias normativas sin comprometer la calidad del servicio ofrecido a los viajeros.
Sin embargo, el éxito de esta adaptación también requerirá de un diálogo abierto entre las autoridades y los profesionales del turismo para encontrar un equilibrio entre seguridad y eficiencia.
